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회의록을 매번 직접 작성하고 메일까지 보내느라 시간을 낭비하고 있다면,
이제 AI가 대신 처리할 수 있다.
이 글에서는 ChatGPT, Google Meet, Notion, Gmail, Zapier를 연동하여
회의 요약부터 메일 발송까지 자동화하는 방법을 단계별로 소개한다.
AI가 진짜 ‘비서’가 되는 순간을 경험해보자.
1. 반복되는 회의요약 정리, 이제는 AI가 대신한다
사람은 하루에도 여러 번 회의를 한다.
그때마다 회의 내용을 정리하고, 참석자에게 메일로 회의록을 보내야 한다.
하지만 이런 반복 업무는 시간이 많이 들고, 실수도 잦다.
특히 팀 단위로 여러 프로젝트를 병행할 경우,
회의 요약만으로도 하루의 절반이 사라진다.
AI 기술이 발전하면서, 이제는 이런 회의 정리를 자동화 시스템으로 바꿀 수 있다.
ChatGPT나 Claude 같은 언어모델은 음성 혹은 텍스트 기록을 분석해
핵심 내용만 요약할 수 있고, Gmail API를 통해 메일까지 자동으로 발송할 수 있다.
즉, 사람이 해야 할 일은 단 한 가지 — “회의를 녹음하고 업로드하기”뿐이다.
이후의 모든 과정은 AI가 자동으로 처리한다.
이제 회의가 끝나면 ChatGPT가 회의 내용을 자동으로 정리하고,
Notion에 회의 요약 문서를 생성하며,
Gmail을 통해 참석자 전원에게 자동 메일을 발송하는 것이다.
이 시스템이 완성되면 사람은 회의 후 “아무것도 하지 않아도 된다.”
AI가 회의록 담당자, 비서, 메신저 역할을 전부 수행하기 때문이다.
2. 회의요약 자동 회의요약을 위한 준비물
회의 자동화 시스템을 구축하기 위해 필요한 도구는 단 5가지다.
| 1 | Google Meet / Zoom | 회의 음성 및 텍스트 기록 (자막 or 녹음 파일) |
| 2 | ChatGPT / OpenAI API | 회의록 자동 요약 및 포맷 정리 |
| 3 | Notion / Google Docs | 회의 요약 문서 저장소 |
| 4 | Zapier or Make.com | 각 서비스 간 연동 자동화 |
| 5 | Gmail API | 회의록 이메일 자동 발송 |
이 다섯 가지 도구를 연결하면
회의가 끝난 뒤 단 1분 안에 요약 정리 → 문서 저장 → 메일 발송이 자동으로 진행된다.
예시 시나리오:
1. 회의가 끝나면 Zoom이 자동으로 회의 녹음 파일과 자막 텍스트(.vtt)를 생성한다.
2. Zapier가 새 파일 업로드를 감지하고 ChatGPT API를 호출한다.
3. ChatGPT가 자막을 요약해 Markdown 형태의 회의록을 만든다.
4. 이 회의록이 Notion 페이지로 자동 전송된다.
5. 마지막으로 Gmail을 통해 참석자에게 회의 요약 메일이 자동 발송된다.
결과적으로, 회의 종료 후 사람이 직접 하는 일은 “회의 시작 버튼을 누르는 것”뿐이다.
3. ChatGPT로 회의 내용을 요약하는 방법
회의 자동화의 핵심은 “AI가 요약을 얼마나 정확하게 하느냐”에 달려 있다.
ChatGPT는 언어 이해 능력이 뛰어나기 때문에, 회의록 요약에 최적화되어 있다.
다음은 회의 내용을 요약하기 위한 프롬프트 예시다
“다음 회의 자막 내용을 분석해서 핵심 요점을 5가지 항목으로 요약해줘.
각 항목은 2줄 이내로 작성하고, 주요 결정사항과 담당자도 함께 표시해줘.”
이렇게 요청하면 ChatGPT는 단순한 요약이 아니라
‘결정된 사항’과 ‘담당자별 할 일’을 함께 정리한다.
예시 출력:
또한 ChatGPT API를 사용하면 회의 주제에 따라 문서 제목을 자동 생성하도록 할 수 있다.
예: “회의 제목을 날짜+주제 형식으로 정리해줘.” → 2025-10-31_마케팅전략회의
AI가 문서의 구조를 스스로 판단하기 때문에
사람은 더 이상 ‘회의록을 정리하거나 형식 맞추기’를 할 필요가 없다.
4. Gmail 자동 발송 — AI가 회의요약을 대신 메일로 보낸다
회의 요약이 끝나면, 이제 ChatGPT가 메일까지 자동으로 발송할 차례다.
Zapier를 활용하면 ChatGPT의 출력 텍스트를 Gmail로 바로 보낼 수 있다.
자동 발송 흐름 예시
1. ChatGPT가 회의 내용을 요약 → Markdown 또는 HTML 형태로 출력
2. Zapier가 해당 출력을 Gmail API로 전송
3. 수신자: 회의 참석자 명단 자동 인식 (Google Calendar API 연동)
4. 메일 제목 자동 생성: "회의 요약 - 2025년 10월 31일"
5. 메일 본문: 요약된 회의 내용 + To-do 목록 + 다음 회의 일정
결과적으로 참석자들은 회의가 끝난 직후
자동으로 정리된 회의록 메일을 받게 된다.
예시 이메일
AI는 메일을 보낼 때도 인간의 어조로 자연스럽게 표현하도록 설정할 수 있다.
“회의록입니다.”보다 “오늘 회의 내용을 간단히 정리해 공유드립니다.”
와 같이 부드러운 어투를 사용하면,
받는 사람에게도 진짜 사람이 작성한 메일처럼 느껴진다.
5. 고급 자동화 확장 — 태스크 생성과 리마인드 기능
이 시스템은 회의 요약과 메일 발송에 그치지 않는다.
AI는 요약된 회의 내용을 기반으로 Todoist나 Notion에 자동 할 일(Task)을 생성할 수 있다.
예:
- “담당자: 지현 → 캠페인 일정 조율 (11/3까지)”
- “담당자: 민수 → 예산안 재검토 (11/5까지)”
이 정보를 ChatGPT가 분석해 각 담당자의 To-do 목록으로 변환하고,
Zapier를 통해 Todoist API에 자동 등록할 수 있다.
즉, 회의가 끝난 동시에 각자 할 일이 이미 시스템에 등록되어 있는 것이다.
또한 Google Calendar와 연결하면
ChatGPT가 “다음 회의 리마인드” 일정을 자동 생성한다.
예를 들어 회의가 끝나면,
“이번 주 회의 후속 일정 리마인드: 다음 회의 11월 7일 오전 10시”
이 일정이 캘린더에 자동 추가된다.
이런 확장 기능은 단순한 요약을 넘어
“AI가 팀 전체의 협업 사이클을 관리하는 구조”를 만든다.
한 번 세팅하면, 매주 반복되는 회의가 완전히 자동화된다.
6. 결론 — AI가 회의요약을 만든 시간의 여유
회의록 정리와 메일 발송은 오랫동안 ‘사람이 해야 하는 일’로 여겨졌다.
하지만 ChatGPT와 자동화 도구가 등장하면서,
이제 AI가 그 역할을 완벽히 대체할 수 있다.
AI가 회의를 요약하고, 메일까지 보내주는 시스템은
단순히 업무 속도를 높이는 도구가 아니라 업무의 본질을 바꾸는 기술이다.
사람은 더 이상 ‘정보를 정리하는 역할’에 머물지 않고,
AI가 만들어준 요약을 바탕으로 결정을 내리고 실행에 집중할 수 있다.
이 시스템을 한 번 구축하면,
매주 수시간을 절약할 수 있고, 회의 품질도 자연스럽게 향상된다.
또한 회의 기록이 모두 Notion에 자동 보관되므로
새로운 팀원이 합류하더라도 지난 회의 내용을 손쉽게 파악할 수 있다.
결국 이 자동화 세팅의 핵심은 단 하나다.
“사람은 생각하고, AI는 기록한다.”
AI가 회의록을 대신 쓰고, 메일까지 보내는 순간
당신은 진짜 ‘업무 중심의 하루’를 되찾게 된다.
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