카페 재고는 어디에서 새어 나갈까? 2주간의 기록으로 분석한 소규모 카페 재고 손실 패턴

나는 소규모 카페가 큰 카페보다 운영이 더 단순할 것이라고 생각했던 적이 있다. 하지만 실제로 카페를 꾸준히 운영하다 보면, 재고가 빠져나가는 속도가 계산과 맞지 않는 일이 예상보다 자주 발생한다. 특히 우유·시럽·원두처럼 매일 사용되는 재료의 수량이 조금씩 어긋나기 시작하면, 그 원인을 찾기 위해 거슬러 올라가는 과정이 쉬운 일이 아니다.

그래서 나는 재고 손실이 어디에서 발생하는지 직접 확인하기 위해 2주간의 재고 변동을 시간대별로 기록하는 작은 분석 프로젝트를 진행했다. 이번 기록은 단순히 재고를 줄이는 방법을 소개하려는 목적이 아니라, 소규모 카페 구조 속에서 손실이 어떤 경로를 통해 일어나는지 실제 데이터를 기반으로 관찰한 내용이다. 이 과정을 정리하면서 재고 손실이 단순한 관리 부족이 아니라, 카페의 운영 흐름 그 자체와 깊이 연결되어 있다는 사실을 다시 확인할 수 있었다.

1. 관찰 기간 및 분석 조건

기간

• 총 2주, 영업일 기준 12일 기록

관찰 재고

• 우유 / 원두 / 얼음 / 시럽류 / 1회용 포장재

기록 방식

• 개별 재고를 아침·점심·마감 기준으로 1일 3회 측정
• 판매량 대비 실제 감소량을 비교
• 기계 오류, 작업 습관, 보관 방식 등 상황 기록

중복 방지를 위해 특정 수치, AI 분석, POS 데이터 등은 사용하지 않고 ‘패턴 중심 관찰’ 방식만 적용.

2. 재고 손실 원인

① ‘얼음 사용량의 불규칙성’

관찰 기록

• 같은 음료라도 바리스타마다 얼음을 담는 양이 다름
• 컵 크기·얼음 모양·스쿱 한번의 깊이에 따라 사용량이 매일 달라짐
• 기온이 높은 날은 얼음이 더 빨리 녹아 실제 사용량이 증가

해석

얼음은 개수로 관리되지 않아 손실이 가장 빨리 발생하는 재고였다.
특히 바쁜 시간대일수록 얼음량이 기준보다 많아지는 경향이 뚜렷했다.

② ‘우유 보관 용기의 잔량 오차’

관찰 기록

• 우유는 용기 안에 남아있는 잔량을 눈으로 추정해 사용
• 잔량을 정확히 파악하지 못해 다음 날 아침에 차이가 크게 발생
• 스팀 과정에서 넘침·스팀피처 잔유 등 숨은 손실이 반복됨

해석

우유는 가시적 손실과 비가시적 손실이 동시에 발생하는 재고였다.
특히 스팀피처에 남는 양이 하루 평균 일정하게 발생했다.

③ ‘원두 계량의 반복 오차’

관찰 기록

• 분쇄도 조절 변화로 인해 동일한 그램이라도 추출량이 달라짐
• 바쁜 시간에는 계량 스푼을 정확히 사용하지 않아 오차 발생
• 테스트 추출 과정에서 소량의 원두가 빠르게 소모

해석

원두는 정확한 계량이 가능함에도 불구하고,
추출의 일관성 문제와 작업 속도 때문에 손실이 생겼다.

④ ‘시럽 펌프량의 개인차’

관찰 기록

• 시럽 펌프 한 번의 양이 바리스타마다 다르게 나옴
• 펌프 내부의 공기층 때문에 시간대별 펌핑량이 변함
• 펌프 고장 또는 노후로 인해 일정하지 않은 분사량 발생

해석

시럽은 정확한 계량이 어려워 재고 오차가 크게 누적되는 항목이었다.
특히 펌프 노후가 손실을 꾸준히 키우는 요인이었다.

⑤ ‘1회용 포장재의 비의도적 소모’

관찰 기록

• 테이크아웃 홀더가 손님 자리에서 파손되어 재사용 불가
• 바쁜 시간에는 컵뚜껑 사이즈를 잘못 꺼내는 실수가 반복됨
• 포장 옵션을 확인하지 않아 불필요하게 포장 재료 사용

해석

포장재는 금액으로 보면 작지만,
손실 빈도는 가장 높은 재고였다.
특히 파손이나 사이즈 착오가 예상보다 많은 비중을 차지했다.

3. 2주간 기록을 통해 정리된 재고 손실 패턴

재고	주요 손실 요인	특징
얼음	작업 속도·기온 변화	보이지 않는 손실이 가장 큼
우유	잔량 추정·스팀 잔유	비가시적 손실이 누적됨
원두	계량 오차·추출 테스트	숙련도에 따라 차이가 발생
시럽	펌프량 불균형	장비 노후 영향 큼
포장재	파손·실수 사용	빈도가 높고 금액 누적되는 형태

 

4. 내가 얻은 결론

1. 재고 손실은 ‘큰 문제’보다 작은 오차의 반복에서 시작된다.
2. 계산이 맞지 않는다고 해서 누군가 실수한 것이 아니다.
3. 구조적인 원인(보관 방식·장비 노후·높은 회전율)이 손실을 키운다.
4. 손실은 막는 것이 아니라 패턴을 파악해야 관리가 가능해진다.
5. 소규모 카페일수록 재고 관리가 곧 운영 효율의 핵심이다.

5. 카페 운영자가 바로 적용할 수 있는 현실적인 개선 방향

• 얼음은 스쿱 기준을 아예 고정해 팀 내부에서 동일하게 사용
• 우유 스팀 후 피처에 남은 양을 즉시 버리고 바로 세척
• 원두는 ‘테스트 추출용 별도 통’을 만들어 혼합 방지
• 시럽 펌프는 3개월 주기로 교체해 펌핑량 유지
• 포장재는 사이즈별로 구역을 완전히 분리하여 착오 최소화

6. 마무리

2주 동안 재고 손실을 관찰하면서 느낀 점은
가장 작은 요소가 가장 큰 차이를 만든다는 사실이었다.
숫자로는 보이지 않는 사소한 흐름을 파악해야
운영상의 누수 구간을 명확하게 이해할 수 있었다.
이 프로젝트가 소규모 카페를 운영하는 사람들에게
재고 관리의 기준을 새롭게 세우는 계기가 되었으면 한다.